Bijlage 4

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

De reikwijdte van de in deze bijlage opgenomen voorschriften inzake de administratieve organisatie en het systeem van interne controle, naar de onderscheiden categorieën van effecteninstellingen, is als volgt:

a. voor effecteninstellingen die de effectendienst als bedoeld in artikel 1, onder h, sub 1 of sub 8a verrichten gelden de voorschriften 4.2 tot en met 4.5, 4.10 tot en met 4.16, 4.18, 4.19, tweede lid onderdeel d, 4.20, 4.22 tot en met 4.25 en 4.27;

b. voor effecteninstellingen die de effectendienst als bedoeld in artikel 1, onder h, sub 2, sub 4 of sub 8b verrichten gelden de voorschriften 4.2 tot en met 4.5, 4.7 tot en met 4.25, alsmede 4.27;

c. voor effecteninstellingen die de effectendienst als bedoeld in artikel 1, onder h, sub 3 verricht gelden de voorschriften 4.2 tot en met 4.10, 4.14 tot en met 4.21, 4.23 tot en met 4.25, alsmede 4.27;

d. voor effecteninstellingen die de effectendienst als bedoeld in artikel 1, onder h, sub 6 of 7 verrichten gelden de voorschriften 4.2 tot en met 4.10, 4.14 tot en met 4.18, 4.20, 4.21, 4.23 tot en met 4.25, alsmede 4.27;

e. voor effecteninstellingen als bedoeld in artikel 15 en artikel 16 van deze regeling gelden als voorwaarden als bedoeld in artikel 15, onder n, en artikel 16, onder b, de voorschriften onder 4.3, 4.4, 4.5.1 tot en met 4.5.3 en 4.26;

f. voor kredietinstellingen die de diensten onder a tot en met e verrichten, gelden de bij die diensten genoemde voorschriften, uitgezonderd de voorschriften 4.5, 4.7 en 4.26.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Naast de systematische beschrijving van de administratieve organisatie en het systeem van interne controle beschrijft de effecteninstelling:

a) alle activiteiten die de effecteninstelling verricht;

b) de dagelijks te verrichten werkzaamheden inzake de administratieve organisatie en het systeem van interne controle, met inbegrip van de functies, taken en verantwoordelijkheden en de delegatie van bevoegdheden;

c) de rapportagelijnen en communicatiestructuur binnen de effecteninstelling;

d) het organisatieschema van de effecteninstelling, waarbij per organisatorische eenheid de activiteiten worden aangegeven; en

e) een strategisch beleidsplan.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling voorziet in procedures en neemt alle maatregelen voor een strikte scheiding, waaronder een personele scheiding, tussen:

a) het bedrijfsonderdeel dat de transacties uitvoert en het bedrijfsonderdeel dat de transacties administratief verwerkt en afwikkelt;

b) het bedrijfsonderdeel dat de transacties afwikkelt en administratief verwerkt en het bedrijfsonderdeel dat de controle op deze activiteiten uitvoert; en

c) het bedrijfsonderdeel dat de transacties afwikkelt en administratief verwerkt en de procuratie.

In afwijking van 4.3.1 worden bij effecteninstellingen, niet zijnde een effecteninstelling die de effectendienst bedoeld in artikel 1, onder h, sub 2 en sub 8b verricht, waarvan alle activiteiten bedoeld in 4.3.1 hoofdzakelijk plaatsvinden op het niveau van het hoogste bestuursorgaan, de maatregelen voor een strikte scheiding als bedoeld in 4.3.1 zoveel mogelijk doorgevoerd.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

De administratieve organisatie voorziet in een juiste, tijdige en volledige vastlegging van alle rechten en verplichtingen in de daartoe bestemde administratie, verantwoording daarvan in de periode(n) waarop deze betrekking hebben, alsmede in toekenning van het resultaat aan de periode(n) waarop zij betrekking heeft. Tevens voorziet de administratieve organisatie en het systeem van interne controle in verificatie van de (rekenkundige) juistheid van de administratieve vastlegging, een adequate documentatie van de administratie, alsmede in tijdige, krachtens deze regeling vereiste, rapportages aan de Autoriteit Financiële Markten, daaronder begrepen procedures omtrent de wijze waarop de rapportages worden opgesteld en hoe zij aansluiten op de desbetreffende administratie(s).
Afspraken en overeenkomsten worden zoveel mogelijk met schriftelijke bewijsstukken aangetoond.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Uit de financiële administratie moet op dagelijkse basis tenminste de aard en omvang van activa en passiva, de niet uit de balans blijkende verplichtingen, alsmede de resultaatontwikkeling, uitgesplitst naar de onderscheiden bedrijfsactiviteiten en bedrijfsonderdelen kunnen blijken. Met het oog daarop worden op dagelijkse basis alle transacties en de daaruit voortvloeiende financiële verplichtingen in de administratie verwerkt.
Uit de financiële administratie blijkt met het oog op het bewaken en beheersen van de risico’s door de instelling en de naleving van de krachtens deze regeling gestelde regels inzake het eigen vermogen en het toetsingsvermogen, daaronder begrepen de rapportageverplichtingen jegens de Autoriteit Financiële Markten, op dagelijkse basis de financiële positie van de effecteninstelling. In de procedures van de effecteninstelling is de wijze van invulling van deze rapportages vastgelegd en uit de administratie dient te blijken op welke wijze zij aansluiten op de financiële administratie, waarbij eventuele afwijkingen worden verklaard en gedocumenteerd, inclusief de eventueel te nemen correctieve maatregelen naar aanleiding van de geconstateerde afwijkingen.
De financiële administratie dient te zijn gebaseerd op externe bescheiden en op interne bescheiden die zijn geautoriseerd door een daartoe bevoegde functionaris, waarbij eventuele afwijkingen worden verklaard en gedocumenteerd. De in de financiële administratie opgenomen reserveringen en schattingen dienen op adequate wijze te zijn gedocumenteerd op een zodanige wijze dat de juistheid en de volledigheid kan worden vastgesteld.
Op dagelijkse basis worden de rechten en verplichtingen, waaronder de debiteuren en crediteuren, uitgesplitst naar ouderdom van de af te wikkelen effectentransacties en van alle daaruit voortvloeiende financiële verplichtingen. De effecteninstelling neemt maatregelen indien afwikkeling niet heeft plaatsgevonden op de afgesproken afwikkelingsdatum, waarbij deze maatregelen gedocumenteerd worden vastgelegd.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Ingeval effectentransacties voor eigen rekening plaatsvinden worden de doelstelling(en) en aard van deze activiteit, uitgesplitst op het niveau van individuele rekeningen, vastgelegd en wordt, mede ter uitvoering van artikel 19 van deze regeling betreffende de door de effecteninstelling te nemen maatregelen ter vermijding van belangenconflicten, voorzien in een strikte administratieve scheiding tussen de handel voor eigen rekening en de handel voor rekening van cliënten.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

In het kader van de risicobewaking stelt een effecteninstelling limieten vast voor het aangaan van transacties voor eigen rekening en voor rekening van cliënten, legt deze schriftelijk vast en voorziet in procedures betreffende de dagelijkse rapportage van de feitelijke posities en van de verschillen tussen de feitelijke posities en de geaccordeerde limieten. Ingeval van limietoverschrijdingen worden deze gerapporteerd op het moment dat zij zich voordoen en vindt dagelijks vastlegging plaats van de correctieve maatregelen.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Ingeval van het gebruik van tussenrekeningen voor effectentransacties, worden aard en doelstelling(en) van de tussenrekening(en) schriftelijk vastgelegd. Tevens wordt voorzien in adequate controleprocedures met betrekking tot de opbouw en afloop van de tussenrekening(en), die er in voorzien dat transacties niet langer dan strikt noodzakelijk, gezien het doel waarvoor een tussenrekening wordt gehanteerd, op een tussenrekening wordt geadministreerd. Daarbij worden opbouw en afloop van de tussenrekening dagelijks gecontroleerd, waarbij afwijkingen worden gerapporteerd aan de leiding. Ingeval van het gebruik van een tussenrekening voor het verzamelen van transacties blijkt onverminderd 4.16, uit de administratie voor wiens rekening de op de tussenrekening geadministreerde transactie is aangegaan en worden bij de desbetreffende tussenrekening de aard, omvang en modaliteiten van de order die aan de positie op de tussenrekening ten grondslag ligt vermeld.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Ten behoeve van interne controle-doeleinden wordt tenminste voorzien in de vastlegging en naleving van procedures betreffende het tenminste per ultimo van iedere maand opstellen van een fondsenbalans, overeenkomstig de volgende bepalingen:

a. de fondsenbalans sluit aan op de financiële administratie van de effecteninstelling, waarbij in de administratie is vastgelegd de wijze waarop de fondsenbalans aansluit op de financiële administratie;

b. de fondsenbalans is in evenwicht, dat wil zeggen dat sprake is van een evenwicht tussen de effecten in eigen positie, de nog te ontvangen effecten, de nog te leveren effecten en de effecten die de effecteninstelling houdt;

c. de effecteninstelling sluit de fondsenbalans zoveel mogelijk aan op externe bescheiden, waarbij in administratie is vastgelegd de wijze waarop de fondsenbalans aansluit op de externe bescheiden;

d. eventuele afwijkingen met betrekking tot de vereisten als bedoeld onder a tot en met c, worden verklaard en gedocumenteerd, inclusief de eventueel te nemen correctieve maatregelen naar aanleiding van de geconstateerde afwijkingen.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling voorziet in een systematische en toegankelijke administratie van contracten, agenda’s en notulen van de diverse organen die het dagelijks beleid van de instelling bepalen of mede bepalen, van interne memoranda en mededelingen van die organen, alsmede van de externe correspondentie en cliëntenmailing en van alle andere, voor de bedrijfsvoering en het toezicht daarop van belang zijnde, schriftelijke informatie. In deze administratie worden tevens alle niet schriftelijke overeenkomsten vastgelegd, voorzover daaruit rechten of verplichtingen van de effecteninstelling voortvloeien.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling voorziet, ter waarborging van de bij of krachtens het besluit gestelde regels, met betrekking tot potentiële of nieuwe cliënten, in de vastlegging en naleving van procedures ten aanzien van de wijze van het plegen van acquisitie en het tot stand brengen van de cliëntenrelatie, daaronder het vaststellen van de identiteit van de cliënten, het afsluiten van de benodigde cliëntenovereenkomsten, het kennis nemen van de financiële positie, beleggingservaring en beleggingsdoelstellingen van de cliënt en de verstrekking van de vereiste informatie aan de desbetreffende cliënten.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling voorziet in een systematische en toegankelijke cliëntenadministratie, waarin per cliënt, voor zover van toepassing, tenminste zijn vastgelegd:

a. het cliëntenprofiel als bedoeld in artikel 28 van deze regeling en de overeenkomsten tussen de effecteninstelling en de cliënt en eventueel derden die de cliënt vertegenwoordigen, daaronder begrepen de effectenbemiddelingsovereenkomst, de vermogensbeheerovereenkomst, baisse-overeenkomst en de tripartiete overeenkomst. Mondelinge afspraken worden schriftelijk bevestigd, waarbij de afspraken en bevestigingen worden vastgelegd in de in de aanhef bedoelde administratie;

b. de externe bescheiden waaruit blijkt dat de cliënt een professionele belegger als bedoeld in artikel 43, tweede lid, is;

c. de eventuele door de cliënt aan diens vertegenwoordiger en de effecteninstelling gegeven volmachten;

d. bescheiden op basis waarvan overeenkomstig artikel 27, derde lid, van deze regeling de identiteit van de cliënt is vastgelegd. Indien de effecteninstelling met een of meer cliënten overeen komt dat de identificatiegegevens van de cliënt niet worden opgenomen in het cliëntdossier, voorziet de effecteninstelling in een systematische en voor de Autoriteit Financiële Markten toegankelijke centrale vastlegging van de identificatiegegevens van de desbetreffende cliënten en van de betrokken rekeningen;

e. de kredietinstelling(en) waar de geld- en effectenrekening(en) van de cliënt worden aangehouden, alsmede de rekeningnummers, voorzover deze gegevens voor de dienstverlening van de effecteninstelling van belang zijn;

f. de aan de cliënt overeenkomstig bij of krachtens het besluit dan wel anderszins verstrekte informatie en rapportages;

g. alle overige correspondentie met betrekking tot de cliënt.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling voorziet in procedures die zien op een tijdige en betrouwbare informatieverstrekking aan cliënten overeenkomstig de bij de wet, het besluit of deze regeling gestelde regels.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling voorziet in procedures die zien op een adequate klachtenafhandeling, waarin zijn vastgelegd de bevoegdheden, verantwoordelijkheden en de wijze waarop de leiding van de effecteninstelling wordt geïnformeerd over klachten en de behandeling daarvan. De effecteninstelling voorziet daarbij in een klachtenadministratie, waaruit tenminste de datum waarop een klacht ter kennis van de effecteninstelling is gebracht, de aard van de klacht, degene die de klacht in behandeling heeft genomen, de datum en wijze van afhandeling van de klacht, alsmede de gevoerde correspondentie met betrekking tot de klacht blijkt.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling voorziet in procedures met betrekking tot de orderafhandeling en de vastlegging in de orderadministratie, daaronder tenminste begrepen:

a. de beschrijving van de orderafhandeling, vanaf het moment van aanname van de order tot en met de afwikkeling van de transactie; indien sprake is van meerdere verschillende orderafhandelingen, bijvoorbeeld afhankelijk van het soort effect en/of het type cliënt, dienen deze alle te worden beschreven;

b. de autorisatie, ten behoeve van cliënten en voorafgaand aan de acceptatie van een order, dat de cliënt aan zijn uit de uitvoering van de order voortvloeiende verplichtingen zal kunnen voldoen en dat voldaan wordt aan de bij de wet, het besluit of deze regeling gestelde regels en aan de met de cliënt gemaakte afspraken;

c. de primaire vastlegging van de order, daaronder begrepen alle wijzigingen van bestaande orders, in de orderadministratie, op doorlopend voorgenummerde ordertickets, waarbij alle modaliteiten van betreffende order, inclusief de cliënt voor c.q. door wie de order is opgegeven, onmiddellijk worden vastgelegd. Ingeval van een geautomatiseerd orderboek, kent het geautomatiseerd systeem automatisch een doorlopende nummering toe aan de ingevoerde orders. Er dient te worden voorzien in de mogelijkheid om orders, voorzover van toepassing per cliënt geïndividualiseerd, te volgen vanaf het moment van de primaire registratie tot aan de verantwoording en vice versa, met inbegrip van alle eventueel aangebrachte wijzigingen. De orderadministratie kan in dat kader zowel handmatig als geautomatiseerd worden gevoerd, waarbij in geval gebruik wordt gemaakt van een geautomatiseerd orderboek uit de documentatie van de leverancier moet blijken dat alle in de orderadministratie vastgelegde orders traceerbaar blijven;

d. het zo spoedig mogelijk na afhandeling van een order overdragen van de ordertickets van de front office aan de back-office, waarbij door de back-office het tijdstip van overdracht van het orderticket wordt vastgelegd, interne controle plaatsvindt op een tijdige overdracht en vastlegging plaatsvindt van niet tijdig overgedragen tickets, inclusief vermelding van de reden; de archivering van de ordertickets geschiedt op nummervolgorde;

e. de beoordeling op dagelijkse basis van de orders en transacties door degene die leiding geeft aan het in ontvangst nemen en het (doen) uitvoeren van orders, alsmede de afstemming van de ordertickets met de bevestigingen van tegenpartijen en de notaverslaglegging door de backoffice;

f. het continu inzicht bieden in de lopende orders vanuit de orderadministratie.

Onverminderd 4.15.1, voorziet de orderadministratie er in dat bij de ontvangst van een order onverwijld de volgende gegevens worden vastgelegd:

a. datum en tijdstip waarop de order van de cliënt/opdrachtgever is ontvangen;

b. naam en (intern) rekeningnummer van de cliënt/opdrachtgever ten behoeve van wie de order is ontvangen; ingeval sprake is van verzamel- of blok-order, worden alle namen en rekeningnummers van de desbetreffende cliënten/opdrachtgevers vastgelegd, waarbij de aantallen per cliënt/opdrachtgever zijn gespecificeerd;

c. naam van de medewerker die de order heeft aangenomen;

d. aard van de transactie;

e. het aantal en de soort effecten waarop de order betrekking heeft;

f. de condities van de order en de condities betreffende de uitvoering van de order;

g. datum en tijdstip waarop de order is doorgegeven, voor zover de order niet direct wordt ingevoerd in een geautomatiseerd orderexecutiesysteem.

De orderadministratie voorziet er in dat bij de uitvoering van een order onverwijld de volgende gegevens worden vastgelegd:

a. de prijs waarop de order is uitgevoerd respectievelijk de prijzen waarop delen van de orders zijn uitgevoerd;

b. in wat voor hoedanigheid de effecteninstelling in relatie tot de cliënt is opgetreden, als agent of principaal.

De in 4.15.1 tot en met 4.15.3 genoemde data en tijdstippen worden vastgelegd door middel van elektronische klokken, dan wel door middel van andere methoden die gelijkwaardige waarborgen bieden.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling voorziet in een effectenadministratie, die tenminste voldoet aan de volgende eisen:

a. dagelijks worden alle transacties alsmede de daaruit voortvloeiende verplichtingen systematisch in de administratie verwerkt en bewaakt;

b. uit de administratie blijkt, voor zover van toepassing, per cliënt:

– de aard van de transactie die is uitgevoerd;

– het aantal en de soort effecten waarop de transactie betrekking heeft;

– datum en tijdstip waarop de transactie is uitgevoerd;

– de periode waarvoor de transacties zijn aangegaan;

– voor zover van toepassing, de tegenpartij door wiens bemiddeling de transactie is uitgevoerd;

– de koers of koersen waartegen de (deel)transactie(s) is of zijn uitgevoerd;

– de aard (bijvoorbeeld margin) en omvang van de uit de transactie voortvloeiende verplichtingen;

– het effectieve bedrag, de in rekening gebrachte provisies en andere kosten en het notabedrag van de transactie;

– de nota datum;

– de overige voorwaarden die op de transactie van toepassing zijn;

c. de effectenadministratie voorziet in de mogelijkheid van het opstellen van historische overzichten, zowel per cliënt als per fonds.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling voorziet in de opzet en toepassing van een effectenafwikkelingadministratie, waaruit blijkt op welke wijze een effectentransactie is afgewikkeld, zowel wat betreft het stukkenverkeer als het geldverkeer.
De effecteninstelling ziet op dagelijkse basis toe op de bewaking van de afwikkeling van de effectentransacties, het nemen van maatregelen indien afwikkeling abusievelijk niet heeft plaatsgevonden op de afgesproken afwikkelingsdatum, waarbij deze maatregelen gedocumenteerd worden vastgelegd.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling voorziet in een positie-administratie, waaruit dagelijks, per cliënt onderverdeeld, tenminste de volgende gegevens dienen te blijken:

a. alle posities (long en short);

b. de eventuele marginvereisten en andere financiële verplichtingen die voortvloeien uit deze posities;

c. de door de cliënt verstrekte zekerheden (onderpand);

d. alle overige rechten en verplichtingen van de cliënt die rechtstreeks voortvloeien uit deze posities.

De effecteninstelling voorziet in de opzet en naleving van procedures die tenminste zien op:

a. de continue bewaking van de risico’s en van de toereikendheid van de gestelde zekerheden;

b. de onmiddellijke in kennisstelling van de cliënt in geval van ontoereikende zekerheden;

c. de vastlegging van de omstandigheden waaronder posities van een cliënt ingeval van ontoereikende zekerheden worden afgebouwd of gesloten, daaronder begrepen de termijn die geldt voor het voorzien in aanvullende zekerheden.

De positie-administratie voorziet in de mogelijkheid van het opstellen van historische overzichten per cliënt. Indien dergelijke overzichten niet uit de administratie kunnen worden opgesteld kan de effecteninstelling volstaan met het tenminste per ultimo van iedere maand opstellen en op systematische en toegankelijke wijze bewaren van positie-overzichten.
Indien de effecteninstelling niet zelf de instelling is bij wie de betrokken cliënt zijn effectenrekening(en) aanhoudt, voert zij een schaduw-administratie overeenkomstig de voorschriften als bedoeld in 4.18.1 en 4.18.2. en stemt zij ter bewaking van de juistheid en volledigheid van de schaduw-administratie, deze maandelijks af met de positie-administratie van de instelling(en) waar de desbetreffende effectenrekening(en) wordt (worden) aangehouden. Daarbij is de wijze van afstemming vastgelegd in de administratie.
In het geval van toewijzingen aan een beperkt aantal cliënten, voorziet de administratie ter zake in de vastlegging van de volgende gegevens:

a. de cliënten die een positie hadden in het betreffende fonds, inclusief de omvang van de posities;

b. de cliënten aan wie is toegewezen, inclusief de omvang waarvoor hun is toegewezen;

c. het door de effecteninstelling gehanteerde toewijzingssysteem.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

In het geval van emissies, voorziet de effecteninstelling in de opzet en naleving van procedures inzake de wijze van het overnemen of (het garanderen van) het plaatsen van emissies en de methode(s) van inschrijving en van toewijzing aan de cliënten door het syndicaat.
Onverminderd de voorschriften met betrekking tot de administratie als bedoeld onder 4.10, voorziet de effecteninstelling tevens in de administratieve vastlegging van tenminste de volgende zaken:

a. de emissies waarbij de effecteninstelling betrokken is geweest, met inbegrip van de aard van die betrokkenheid;

b. voor zover de effecteninstelling syndicaatactiviteiten heeft uitgeoefend, per emissie de contractuele afspraken in het kader van de emissie, alsmede de agenda’s en notulen van het in het kader van de emissie gevoerde overleg;

c. voor zover de effecteninstelling overeenkomstig bijlage 6 van deze regeling een koers stabiliseert, de in het kader van de koersstabilisatie gehanteerde procedures, gemaakte afspraken en verrichte transacties;

d. per emissie en per cliënt:

– de gegevens als bedoeld in 4.15.2, 4.15.3 en 4.15.4, conform de eisen zoals gesteld in 4.15.1;

– de prijzen en aantallen waarop de inschrijvingen zijn toegewezen;

– de naam van de emittent en/of tegenpartij die bij de emissie heeft bemiddeld;

– de datum en de plaats waarop de toegewezen effecten zullen worden geleverd en de inschrijfsom zal worden voldaan; en

– het door de effecteninstelling gehanteerde toewijzingssysteem met betrekking tot de voor rekening van cliënten ingeschreven aantallen en bedragen.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling voorziet in de opzet en naleving van maatregelen en procedures inzake de gescheiden behandeling van de in artikel 19, bedoelde informatie alsmede op de krachtens artikelen 22 en 23 vereiste gedragscodes inzake koersgevoelige informatie en privé beleggingstransacties.
De effecteninstelling voorziet ten behoeve van de naleving van en de controle op de krachtens artikel 19 van deze regeling te nemen maatregelen, in een vastlegging waaruit blijkt welke cliëntendossiers met eventuele koersgevoelige informatie binnen de effecteninstelling aanwezig zijn en welke personen uit hoofde van hun functie of positie binnen de effecteninstelling kunnen beschikken over desbetreffende informatie.
De effecteninstelling voorziet ten behoeve van de naleving van en de controle op de regelingen als bedoeld in de artikelen 22 en 23 van deze regeling in de opzet en toepassing van een administratie en archief, waaruit tenminste de volgende gegevens blijken:

a. de door de medewerkers getekende overeenkomsten waarin zij verklaren dat zij zich zullen houden aan de gedragscodes als bedoeld in artikel 22 en 23 van deze regeling;

b. alle door medewerkers en derden, in het kader van de desbetreffende gedragscodes, aan de toezichthouder verstrekte informatie;

c. de door de toezichthouder verleende autorisaties, verrichte controles en onderzoeken en de genomen acties;

d. overige, in het kader van de gedragscodes als bedoeld in artikel 22 en 23 van deze regeling, van belang zijnde informatie, memoranda en correspondentie.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

In het geval dat de effecteninstelling zelf effectentransacties verricht, wordt voorzien in de opzet en naleving van procedures krachtens welke de ingevolge artikel 44 van deze regeling verplichte meldingen overeenkomstig de door de Autoriteit Financiële Markten te stellen regels ter kennis van de Autoriteit Financiële Markten worden gebracht.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

In het geval dat de effecteninstelling vermogensbeheer verricht voor cliënten voorziet de effecteninstelling in de opzet en naleving van procedures ten aanzien van het te voeren beleggingsbeleid en de controle daarop, alsmede in een zodanige administratieve vastlegging van de voor dat vermogensbeheer relevante gegevens dat daaruit minimaal eens per kwartaal per cliënt/opdrachtgever de volgende gegevens kunnen worden ontleend:

– een overzicht van de samenstelling en waarde van de portefeuille;

– een specificatie van de mutaties in de vermogensbestanddelen, waaronder een overzicht per fondssoort van het behaalde koersresultaat, gerealiseerd en ongerealiseerd en de in rekening gebrachte kosten;

– de wijze waarop de bepaling van het koersresultaat heeft plaatsgevonden.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

[Red: Vervallen.]

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling, niet zijnde een kredietinstelling, voorziet in de opzet en toepassing van procedures voor de naleving van de te volgen gedragslijn bij het aannemen van personeel conform artikel 42 van deze regeling. Daartoe voorziet de effecteninstelling, niet zijnde een kredietinstelling, tevens in een administratie, waaruit de gegevens blijken die de effecteninstelling, niet zijnde een kredietinstelling, heeft ingewonnen in het kader van haar oordeelsvorming over de deskundigheid van de desbetreffende medewerker.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een effecteninstelling voorziet in de opzet en naleving van procedures voor de onderkenning en het melden van bij of krachtens de Wet melding ongebruikelijke transacties vastgestelde ongebruikelijke transacties. Daartoe voorziet de effecteninstelling tevens in de opzet en toepassing van een administratie, waaruit tenminste de volgende gegevens blijken:

– de transacties die hebben geleid tot een interne melding bij de effecteninstelling;

– de redenen op basis waarvan de effecteninstelling is overgegaan tot het al dan niet melden van betreffende transacties bij het meldpunt als bedoeld in de in de aanhef genoemde wet;

– de transacties die zijn gemeld bij dat meldpunt.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

Een instelling die overeenkomstig artikel 15 of 16 van deze regeling effecten van cliënten van effecteninstellingen bewaart, voorziet in een systematische en toegankelijke administratie van de in bewaring genomen effecten en, voor zover van toepassing, gelden, waaruit op dagelijkse basis per cliënt inzicht blijkt in de voor rekening van die cliënt bewaarde effecten, onderverdeeld naar:

– de effecten in open respectievelijk gesloten bewaarneming;

– de effecten die dienen als onderpand dan wel anderszins als zekerheid voor aangegane verplichtingen;

– de effecten die in opdracht van de desbetreffende cliënt zijn uitgeleend.

De in 4.26.1 bedoelde administratie voorziet tevens in een vastlegging van de rechten die behoren bij de in bewaring genomen effecten, daaronder dividenden en coupons.
De in 4.26.1 bedoelde instelling voorziet in procedures krachtens welke de wijze waarop de bewaaradministratie aansluit op de van belang zijnde externe bescheiden is vastgelegd en waarbij eventuele afwijkingen worden verklaard en gedocumenteerd, inclusief de eventueel te nemen correctieve maatregelen naar aanleiding van de geconstateerde afwijkingen.
Klachten van de cliënt met betrekking tot het overzicht als bedoeld in artikel 37 van deze regeling worden verklaard en gedocumenteerd vastgelegd, inclusief de eventueel naar aanleiding van de klachten te nemen correctieve maatregelen.

[Regeling vervallen per 28-10-2007]

De effecteninstelling die gebruik maakt van geautomatiseerde gegevensverwerking dient zodanige maatregelen en procedures door te voeren dat de beveiliging (vertrouwelijkheid, integriteit en continue beschikbaarheid) van de geautomatiseerde gegevensverwerking is gewaarborgd. Daarbij dient aandacht te zijn besteed aan maatregelen op de volgende gebieden:

a. algemene beheersmaatregelen in de geautomatiseerde omgeving;

b. de gehanteerde functiescheidingen;

c. geprogrammeerde controles die zich richten op de betrouwbare werking van de gebruikte applicaties (`application controls'); en

d. de maatregelen in de gebruikersomgeving.

2.1 De effecteninstelling dient maatregelen te nemen:

a. die voorkomen dat ongeautoriseerde implementatie van nieuwe programmatuur en automatiseringssystemen plaatsvindt alsmede dat ongeautoriseerde wijzigingen in bestaande programmatuur en systemen worden doorgevoerd;

b. die voorzien in een functiescheiding tussen de ontwikkelings- en testomgeving en de operationele omgeving, indien de effecteninstelling zelf specifieke programmatuur ontwikkelt of laat ontwikkelen;

c. die voorzien in het testen van de diverse modules door de operationele omgeving alvorens de modules worden geïmplementeerd, indien de effecteninstelling gebruik maakt van standaardprogrammatuur.

2.2 De effecteninstelling dient procedures te hebben die voorzien in het registreren, analyseren en oplossen van problemen die zich in het geautomatiseerde proces voordoen.

2.3 De effecteninstelling dient maatregelen en procedures te implementeren die bewaken dat de operationele omgeving gebruik maakt van de juiste programmatuur, stamgegevens en geprogrammeerde controles.

De fysieke functiescheidingen van de effecteninstelling dienen te zijn doorgevoerd in de functiescheidingen binnen de geautomatiseerde gegevensverwerking. Deze functiescheidingen in het geautomatiseerde systeem dienen te zijn vastgelegd in competentietabellen. De effecteninstelling dient:

a. op basis van de competentietabellen een logische toegangsbeveiliging door middel van wachtwoorden te implementeren;

b. te beschikken over procedures die voorzien in het regelmatig wijzigen van wachtwoorden alsmede in een adequaat beheer van de competentietabellen;

c. te beschikken over maatregelen die voorkomen dat ongeautoriseerde wijzigingen in de competentietabellen kunnen worden doorgevoerd; en

d. het geautomatiseerde systeem te voorzien van geprogrammeerde controles die de juistheid van de ingevoerde gegevens toetsen op betrouwbaarheid.

e. te beschikken over een herstelprocedure die voorziet in handleidingen en gegevens op basis waarvan gegevens die foutief of ongeautoriseerd zijn gewijzigd of ingevoerd kunnen worden hersteld.

De effecteninstelling dient zorg te dragen voor maatregelen en procedures die voorkomen dat storingen en calamiteiten optreden binnen de geautomatiseerde gegevensverwerking. Hiertoe dient de effecteninstelling:

a. te beschikken over een herstelprocedure die voorziet in handleidingen en instructies op basis waarvan de geautomatiseerde gegevensverwerking hersteld kan worden indien deze door calamiteiten of storingen is uitgevallen;

b. te beschikken over adequate documentatie en gebruikershandleidingen voor de applicatieprogrammatuur;

c. te voorzien in procedures voor het maken van veiligheidskopieën;

d. te voorzien in procedures die het mogelijk maken om uit te wijken;

e. te voorzien in procedures die voorzien in een fysieke en logische beveiliging van de gegevensdragers en andere computerfaciliteiten.

De effecteninstelling dient te beschikken over procedures waarin de uitgangspunten voor beheer en beveiliging zijn vastgelegd. Er dient een plannings- en evaluatiecyclus aanwezig te zijn, die voortdurend bewaakt of de juiste maatregelen zijn getroffen en waaruit de werking van het beleid blijkt. De periodieke evaluatie van het beveiligingsbeleid dient te zijn gebaseerd op actuele risico-analyses.
De effecteninstelling dient ervoor zorg te dragen dat veranderingen in informatiebehoeften en de daartoe benodigde aanpassingen in de automatiseringssystemen worden vastgesteld en doorgevoerd op basis van veranderingen in de doelstellingen en in het risicoprofiel van de effecteninstelling.

Nadere Regeling gedragstoezicht effectenverkeer 2002

Details