Algemene wet bestuursrecht

a. indien de bestuursrechter dit ambtshalve of op verzoek van een partij die daarbij belang heeft, bepaalt, of

Dit is het geval wanneer de bestuursrechter zelf besluit (ambtshalve) dat een proces-verbaal nodig is, of wanneer een partij die een gerechtvaardigd belang heeft hierom verzoekt en de bestuursrechter dit verzoek honoreert.

b. op verzoek van de hogerberoepsrechter of de Hoge Raad.

Dit is ook het geval wanneer de rechter die een eventueel hoger beroep behandelt (de hogerberoepsrechter) of de Hoge Raad hierom vraagt.

4. Het bevat de namen van de rechter of de rechters die de zaak behandelt onderscheidenlijk behandelen, die van partijen en van hun vertegenwoordigers of gemachtigden die op de zitting zijn verschenen en van degenen die hen hebben bijgestaan, en die van de getuigen, deskundigen en tolken die op de zitting zijn verschenen.

Dit betekent dat in het proces-verbaal de namen moeten worden vermeld van:

• de rechter of rechters die de zaak behandelen;
• de partijen die bij de zaak betrokken zijn;
• hun vertegenwoordigers of gemachtigden die tijdens de zitting aanwezig waren;
• de personen die deze vertegenwoordigers of gemachtigden hebben bijgestaan;
• en de getuigen, deskundigen en tolken die bij de zitting aanwezig waren.

5. Het houdt een vermelding in van hetgeen op de zitting met betrekking tot de zaak is voorgevallen.

Dit betekent dat het proces-verbaal een beschrijving bevat van de gebeurtenissen die tijdens de zitting hebben plaatsgevonden en relevant zijn voor de zaak.

6. Het wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend. Bij verhindering van de voorzitter of de griffier wordt dit in het proces-verbaal vermeld.

Dit houdt in dat zowel de voorzitter van de zitting als de griffier het proces-verbaal moeten ondertekenen. Als de voorzitter of de griffier niet in staat is (verhinderd is) om te ondertekenen, moet de reden hiervoor in het proces-verbaal worden opgenomen.

7. Aan het proces-verbaal kunnen overgelegde pleitnotities worden gehecht.

Dit betekent dat schriftelijke stukken waarin partijen hun standpunten hebben uiteengezet (pleitnotities) en die tijdens de zitting zijn ingediend (overgelegd), aan het proces-verbaal kunnen worden toegevoegd (gehecht).

8. De bestuursrechter kan bepalen dat de verklaring van een partij, getuige of deskundige geheel in het proces-verbaal zal worden opgenomen. In dat geval wordt de verklaring onverwijld op schrift gesteld en aan de partij, getuige of deskundige voorgelezen. Deze mag daarin wijzigingen aanbrengen, die op schrift worden gesteld en aan de partij, getuige of deskundige worden voorgelezen. De verklaring wordt door de partij, getuige of deskundige ondertekend. Heeft ondertekening niet plaats, dan wordt de reden daarvan in het proces-verbaal vermeld.

Dit betekent dat de bestuursrechter kan beslissen dat de volledige verklaring van een partij, getuige of deskundige letterlijk in het proces-verbaal wordt opgenomen. Als dit gebeurt, moet de verklaring direct (onverwijld) worden opgeschreven en voorgelezen aan de persoon die de verklaring heeft afgelegd (de partij, getuige of deskundige). Deze persoon heeft het recht om wijzigingen in de opgeschreven verklaring aan te brengen. Deze wijzigingen moeten dan ook worden opgeschreven en opnieuw aan de persoon worden voorgelezen. Vervolgens moet de partij, getuige of deskundige de verklaring ondertekenen. Als de persoon de verklaring niet ondertekent, moet de reden waarom de ondertekening niet plaatsvindt, in het proces-verbaal worden vermeld.

9. Nadat de bestuursrechter toepassing heeft gegeven aan artikel 8:36e, kan de hogerberoepsrechter of de Hoge Raad verzoeken een schriftelijke weergave van de gesproken tekst van de beeld- of geluidsopname op te stellen.

Dit houdt in dat als de bestuursrechter gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid genoemd in artikel 8:36e (waarschijnlijk betrekking hebbend op het maken van beeld- of geluidsopnamen van de zitting), de hogerberoepsrechter of de Hoge Raad later kan vragen om een uitgeschreven versie (schriftelijke weergave) van wat er op die beeld- of geluidsopname is gezegd.

10. De griffier die een proces-verbaal opmaakt stelt dit ter beschikking aan partijen, indien het derde lid, aanhef en onder a, van toepassing is.

Dit betekent dat wanneer de griffier een proces-verbaal opstelt omdat de bestuursrechter dit ambtshalve heeft bepaald of op verzoek van een belanghebbende partij (zoals beschreven in lid 3, aanhef en onder a), de griffier dit proces-verbaal aan de betrokken partijen moet geven (ter beschikking stellen).