Burgerlijk Wetboek Boek 2

1. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.

Dit betekent letterlijk: Het bestuur is verplicht om een administratie te voeren die betrekking heeft op de vermogenstoestand van de rechtspersoon en op alle aspecten van de werkzaamheden van de rechtspersoon. Deze administratie moet worden gevoerd op een wijze die voldoet aan de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden. De bijbehorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers moeten zodanig worden bewaard dat de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon op ieder moment kunnen worden gekend.

2. Onverminderd het bepaalde in de volgende titels is het bestuur verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon te maken en op papier te stellen.

Dit betekent letterlijk: Los van (oftewel: onverminderd) wat er in de volgende titels van het wetboek staat, is het bestuur verplicht om jaarlijks, binnen een termijn van zes maanden na het einde van het boekjaar, de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon op te maken en deze documenten op papier vast te leggen.

3. Het bestuur is verplicht de in de leden 1 en 2 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.

Dit betekent letterlijk: Het bestuur is verplicht om de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die in lid 1 (betreffende de algemene administratie) en lid 2 (betreffende de balans en staat van baten en lasten) worden genoemd, voor een periode van zeven jaren te bewaren.

4. De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.

Dit betekent letterlijk: De gegevens die op een gegevensdrager zijn vastgelegd – met uitzondering van de balans en de staat van baten en lasten die op papier zijn gesteld – mogen worden overgebracht naar een andere gegevensdrager en daarop worden bewaard. Dit is alleen toegestaan mits (onder voorwaarde dat) de overbrenging plaatsvindt met een juiste en volledige weergave van de gegevens. Bovendien moeten deze gegevens gedurende de gehele bewaartijd beschikbaar zijn en binnen een redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.